Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Datenformat, dass in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) Rechnungsdaten im XML-Format strukturiert. Rechnungen im ZUGFeRD-Format erfüllen die Vorgabe der EN16931 und können als E-Rechnung verwendet werden.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung, Factur-X und ZUGFeRD?

XRechnung ist die deutsche Auslegung der EU-Norm EN 16931. Bei XRechnung handelt es sich aber um ein Dokument ohne menschenlesbare Daten wie bspw. ZUGFeRD-PDF. Welches Format du verwendest, bleibt dir überlassen. Bei zistemo verwenden wir standardmäßig das ZUGFeRD-Format, da Du damit in ganz Europa gültige elektronische Rechnungen empfangen und versenden kannst. Factur-X ist das französische Gegenstück zu XRechnung und beide sind miteinander kompatibel. Bei zistemo kannst du ZUGFeRD-Rechnungen erstellen

ZUGFeRD-Rechnung mit zistemo erstellen

Wenn du deine Rechnungen im ZUGFeRD Format versenden möchtest, gehe zu Voreinstellungen/Rechnungen und Angebote und aktiviere “Rechnungen als ZUGFeRD-PDF Format versenden”. Somit werden deine Rechnungen in Zukunft im Format ZUGFeRD 2.1.1 und FacturX 1.0.05 (Profil: EN16931-COMFORT) versendet.

Es gibt auch die Möglichkeit, einzelne Rechnungen als ZUGFeRD-PDF herunterzuladen, wenn du z.B. dieses Format nicht für alle Kunden automatisch verwenden möchtest. Gehe dazu einfach zu der entsprechenden Rechnung und klicke auf den rechten Dropdown. Wähle dann “ZUGFeRD PDF herunterladen”.

Ebenso kannst du auch “nur” die XML-Daten herunterladen:

Für eine Vorschau der XML-Daten kannst du in der Rechnungsvorschau zwischen der PDF-Ansicht und der XML-Daten der ZUGFeRD-Rechnung wählen:

ZUGFeRD-Dokument validieren

Hier kannst du deine ZUGFeRD-Rechnung validieren: Hier klicken

Elektronische Rechnung erhalten

Mit zistemo kannst du natürlich auch elektronische Rechnungen ganz einfach importieren. Erfahre mehr, wie du E-Rechnung zu zistemo hinzufügst https://zistemo.com/knowledge-base/content/e-rechnungen-importieren-de/

Felder in einer E-Rechnung

USt-IdNr./Steuernummer

Die USt-IdNr./Steuernummer des Verkäufers ist auf Rechnungen erforderlich, ohne diese kann es zu steuerlichen Problemen kommen. Füge deine USt-IdNr./Steuernummer im Unternehmensprofil hinzu. Mehr dazu hier

Stelle am besten auch sicher, dass du die USt-IdNr./Steuernummer des Kunden in zistemo gepflegt hast.

Leistungszeitraum

Der Leistungszeitraum muss in einer E-Rechnung mit Start- und Endzeitraum angegeben sein. Verwende am besten doe Felder für Start- und Enddatum beim Erstellen einer Rechnung.

Bank Informationen

In die XML-Daten werden automatisch die Bankdaten aus dem Unternehmensprofil eingefügt. Du kannst nur ein Bankkonto hinterlegen, welches zur E-Rechnung hinzugefügt wird. Bitte beachte, dass ggf. abweichende Bank Informationen aus der Rechnungsvorlage nicht in die XML-Daten übernommen werden, sondern nur die Daten aus dem Unternehmensprofil.

Verkäufer Kontaktperson (Seller Contact)

Die Kontaktperson des Verkäufers (Seller Contact) wird automatisch in die XML-Daten übernommen. Dabei werden die Daten des Nutzers übernommen, der die Rechnung erstellt hat. Es wird Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer (Fallback: Telefonnummer aus den Unternehmenseinstellungen) übernommen.

Bestellnummer

Die Bestellnummer kann über benutzerdefinierte Felder von Projekten in die XML-Daten übernommen werden. Benenne das Feld exakt #Ordernumber. Hier mehr dazu

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist ein Feld spezifisch den deutschen Anforderungen. Es muss bei Rechnungen an Behörden (B2G) angeben werden. Die Leitweg-ID kann über benutzerdefinierte Felder für Kunden zu der XML-Rechnung hinzugefügt werden. Benenne das Feld exakt #Leitweg-ID. Ist das Feld nicht verfügbar, wird automatisch immer 999 eingetragen. Hier mehr dazu

Einheiten

Einheiten der Aufgaben/Artikel werden automatisch mit den Standardeinheiten aus ZUGFeRD (ZUGFeRD Comfort) gemappt.

Steuersatz

Wenn keine Steuer ausgewählt wird (n.vv oder n/a), ist der Steuersatz 0% (im Sinne von “zero-rated”). Die Steuerbefreiung liegt nur beim Reverse-Charge-Verfahren vor.

Ansprechpartner

Ansprechpartner (BT-41) in einer E-Rechnung (XML-Daten) ist immer die Person, welche die Rechnung erstellt hat.

Rechnung stornieren

Wenn eine Rechnung storniert wird, erstellt zistemo automatisch eine Gutschrift. Diese ist ist, wie eine reguläre Ausgangsrechnung, eine valide E-Rechnung und kann ohne weiteres an den Kunden übermittelt werden.

• ZUGFeRD
• FacturX
• XRechnung
• XML (nach EN16931)

PDF-Dokumente sind keine elektronischen Rechnungen und gelten ab dem 01.01.2025 als “sonstige” Rechnungen

Import von ZUGFeRD-Rechnungen

Beim Erstellen einer Ausgabe kann die Datei kann einfach per Drag&Drop in das entsprechende Feld für Ausgabenbelege gezogen werden, oder über “Datei auswählen” ausgewählt werden. Nach dem Import werden die Felder in zistemo automatisch ausgefüllt und können nicht mehr bearbeitet werden. Du kannst die Ausgabe nach wie vor einem Kunden und einem Projekt zuordnen, sowie diese als fakturierbar markieren.

In der Vorschau kannst du zwischen der PDF-Ansicht und der Ansicht der strukturierten Daten der XML-Datei wechseln. Bei den strukturierten Daten hast du die Möglichkeit diese formatiert oder in einer detailliertes Auflistung anzuschauen. Die Daten in der XML-Vorschau werden direkt aus den strukturierten Daten gelesen, nicht aus der PDF-Datei.

XRechnung, FacturX und XML-Datei importieren

Beim Erstellen einer Ausgabe kann die Datei kann einfach per Drag&Drop in das entsprechende Feld für Ausgabenbelege gezogen werden, oder über “Datei auswählen” ausgewählt werden. Nach dem Import werden die Felder in zistemo automatisch ausgefüllt und können nicht mehr bearbeitet werden. Du kannst die Ausgabe nach wie vor einem Kunden und einem Projekt zuordnen, sowie diese als fakturierbar markieren.

zistemo biete direkt eine Vorschau der strukturierten Daten. Dabei hast du die Möglichkeit diese formatiert oder in einer detailliertes Auflistung anzuschauen.

Dokumententyp

Beim importieren einer elektronischen Rechnung muss immer der Dokumententyp als Cod (UNCL1001) angegeben werden. Für alle Dokumente, die nicht also Handelsrechnung ausgewiesen sind, wird ein Hinweis angezeigt.